10 claves para una comunicación eficaz en Compliance

Después de un arduo proceso tu organización ha conseguido diseñar un sistema de gestión de compliance. Este logro es el resultado de meses de trabajo dedicados a comprender la organización y su contexto,  las expectativas de las partes interesadas, definir objetivos claros de compliance, identificar y evaluar riesgos, y diseñar controles eficaces, entre otras muchas tareas.

¿Y ahora qué? ¿Cómo vas a seguir? No es una pregunta trivial. Ahora toca iniciar el proceso de su implantación, pero ¿cómo lo vas a llevar a cabo? Eres consciente de que la función de Compliance no puede hacer frente a esta nueva etapa en solitario. Precisas de la colaboración, complicidad y compromiso de todos los miembros de la organización y para conseguirlo debes saber cómo llegar a todos ellos.

Los estándares nacionales e internacionales (ISO 37001, UNE 19601, ISO 37301) resaltan que el desarrollo normal del sistema de gestión de compliance exige realizar comunicaciones, internas y externas.

Para cumplir este requerimiento debes diseñar una estrategia de comunicación coherente, eficaz, medible y documentada que contribuya a transformar la gestión del área de compliance.

Y la clave del éxito de esa estrategia de comunicación está en llevar a cabo las siguientes acciones:

1. Identifica a los destinatarios de tus comunicaciones:

Ten siempre presente que las comunicaciones se dirigirán a miembros de la organización de diferentes niveles profesionales y educativos, que trabajan en distintas áreas, así como a proveedores y clientes. Todos ellos tienen capacidades, necesidades y expectativas distintas, por lo que deberás  adaptar el contenido y estilo de la comunicación a los distintos grupos de interés de tu organización.

2. Mide el nivel de cultura:

La forma de comunicación debe adecuarse a la cultura de compliance de tu organización. Si el nivel de cultura no es óptimo, convendrá centrar los esfuerzos en emplear un lenguaje y vocabulario sencillos, que faciliten la comprensión, huyendo del uso de términos técnicos o jerga legal que no siempre son comprendidos, y utilizar formatos y canales de comunicación que capten la atención. Así generarás interés en los miembros de la organización que serán más receptivos a tus mensajes y te será más fácil concienciar y reforzar la cultura de compliance.

3. Define los objetivos:

Es fundamental que todos en la organización sepan que se va a implantar un sistema de compliance, pero resulta más eficaz fijar metas concretas, que sean alcanzables en un periodo de tiempo específico y cuyos resultados sean medibles.

4. Utiliza la empatía:

Una gestión de compliance carente de tacto resulta irritante y provoca rechazo. Agradece a todos los miembros de la organización el tiempo que han dedicado al análisis y evaluación de los riesgos. Hazles partícipes de los resultados y explícales cuál es el nivel de los riesgos residuales detectados en sus áreas. Preséntales los planes de acción previstos para mitigar esos riesgos e interésate por sus opiniones sobre la viabilidad de su integración en los procesos de dichas áreas. Transmíteles por qué el sistema de gestión de compliance les brindará apoyo y seguridad.

5. Construye relaciones colaborativas:

Fomenta la colaboración y el apoyo mutuo entre la función de compliance y el resto de las áreas de la organización. Establece canales de comunicación abiertos y transparentes, y promueve la participación activa de todos los miembros de la organización en la implementación y mejora continua del sistema de gestión de compliance. La colaboración no solo fortalece el compromiso con la cultura de compliance, sino que también facilita la identificación y resolución de problemas de manera más eficaz.

6. Elabora un presupuesto:

Es esencial disponer de un presupuesto que contemple el coste de la elaboración de los contenidos a comunicar, de los soportes a emplear en las comunicaciones, de las herramientas tecnológicas que se utilizarán y del asesoramiento experto que se precise contratar. Un presupuesto bien definido te permitirá gestionar todos esos recursos de manera eficiente y justificar las inversiones ante la alta dirección.

7. Solicita la colaboración de expertos:

No intentes desarrollar el plan de comunicación por tu cuenta. Solicita ayuda al departamento de comunicación o marketing de tu organización o, en su defecto, contrata los servicios de consultores externos. De la misma manera que tu organización no encomienda la comercialización de sus productos y servicios a los ingenieros que los desarrollan y fabrican, no debería dejar al área de compliance todo el peso de la comunicación del sistema de gestión de compliance. Contar con expertos en comunicación te permitirá mejorar la claridad del mensaje, aumentar el alcance y la efectividad de las comunicaciones, y aprovechar técnicas y herramientas avanzadas.

8. Define tus indicadores:

Establece indicadores clave de desempeño (KPIs) que te permitan medir la eficacia de tu estrategia de comunicación y del sistema de gestión de compliance en general. Estos indicadores deben ser específicos y relevantes. No te limites a utilizar indicadores sobre el número de comunicaciones realizadas o el número de personas que las han recibido. Elabora indicadores que midan el cambio efectivo en la cultura de compliance, como el incremento del conocimiento y la aplicación de las políticas, procesos y planes de acción, las consultas recibidas sobre los objetivos de compliance y la mejora en la percepción de su importancia.

9. Documenta los resultados:

La documentación es una parte fundamental de cualquier sistema de gestión de compliance. Asegúrate de registrar todas las actividades, resultados y mejoras implementadas. La documentación no solo te permitirá demostrar la eficacia de tu estrategia de comunicación, sino que también te servirá como base para futuras auditorías y revisiones.

10. Revisa y mejora tu plan de comunicación:

La Estrategia de Comunicación debe ser un documento vivo que se revise y actualice periódicamente. Considera la posibilidad de realizar encuestas periódicas para evaluar el nivel de conocimiento y compromiso de los empleados con el sistema de gestión de compliance. Estos datos te proporcionarán una visión más completa del impacto de tus esfuerzos de comunicación y te permitirán realizar ajustes y mejoras continuas. La mejora continua es clave para mantener la relevancia y efectividad de tu estrategia de comunicación y, por ende, del sistema de gestión de compliance.

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