Una primera idea sobre las columnas antes de seguir con las filas. La columna de saldo inicial, que tiene números positivos y negativos, debe sumar cero. Exactamente lo mismo ocurre con la de saldo final: números positivos y negativos (ya veremos por qué) y suman cero. Es decir, cada una de las dos columnas que constituyen el balance de saldos suman cero.
Las dos columnas que constituyen el balance de sumas (Debe y Haber) pueden sumar cualquier cantidad, pero tiene que ser la misma. Si no se dan estas dos condiciones (suma cero en cada uno de los saldos y sumas iguales en las dos columnas de sumas) el balance está descuadrado o, dicho de otra forma más expeditiva, no es un balance de sumas y saldos sino una colección de números sin sentido.
Ahora sí, las filas. Cada fila es una cuenta y se plantean dos cuestiones ¿cuántas cuentas usar? y ¿cómo se deben llamar?
Hay un texto legal que se llama “Plan General de Contabilidad” y otro que se llama “Plan general de contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas” donde aparecen sendas listas de cuentas que no es obligatorio usar. Sirven de guías voluntarias y, en la práctica, prácticamente todos los usamos ya que los programas de contabilidad los reproducen. No obstante, estas listas son genéricas; por ejemplo, aparece la cuenta “Banco cuenta corriente”. Una empresa puede ser titular de una cuenta corriente o de veinte, puede tener una sola cuenta contable o veinte. Puede tener veinte cuentas corrientes y usar una sola cuenta contable (nada práctico, por cierto)
Hay otra cuenta que se llama “Reparaciones y conservación”. Podemos usarla para apuntar todos los gastos de reparaciones y conservación que tengamos. También podemos usar:
- Reparaciones maquinaria
- Reparaciones ordenadoras
- Reparaciones coches
También podemos usar:
- Reparación máquina de corte
- Reparaciones máquina de pegado
- Reparaciones servidor
- Reparaciones ordenador administración
- Reparaciones coche BBB 1111
- Reparaciones coche CCC 2222
- Reparaciones coche DDD 3333
Y de todas estas posibilidades ¿qué es lo bueno y lo correcto? La respuesta solo puede ser: depende. La contabilidad es un lenguaje que se escribe para leerlo, según lo que queramos leer así lo debemos escribir.
Si me interesa, por ejemplo, conocer cuánto me gasto en reparaciones de cada coche de los que tengo debo tener una cuenta de reparaciones para cada uno; si todo lo que tengo en la empresa es un ordenador, un coche y una oficina seguramente con una cuenta de reparaciones para todo tenga suficiente. La división mayor o menor de cada concepto depende de la información que quiera tener con facilidad cuando lea la contabilidad.
Tan malo es pasarse como no llegar, pocas veces es tan cierto como en esta materia aquello de que “lo mejor es enemigo de lo bueno”: si creo una cuenta para la compra de bombillas de cada habitación, y para cada tipo de reparación en cada coche acabaré teniendo un maremágnum de cuentas que no solo no me van a aportar información, sino que me la van a ocultar. Nadie le hace caso al caos cuando busca orden.
El nombre de las cuentas no es cuestión baladí por dos motivos tan prosaicos como prácticos. El nombre de la cuenta tiene que hacer referencia a lo que es de modo claro y determinante: “Coche BBB 1234” No hay duda. La matrícula lo identifica. “Coche nuevo”, “Coche de Paco” Nuevo ¿cuándo? Y si compramos pasados los años otro, que cuenta usamos ¿” Coche novísimo”? ¿Y si el coche de Paco lo empieza a usar Pedro? Estos ejemplos pueden parecer absurdos, pero los he sacado de contabilidades reales.
El segundo motivo se refiere a la longitud del nombre. Si imprimimos un balance de Sumas y saldos (o si lo exportamos a PDF) el ancho del papel está limitado, hay muchas columnas y a cada una le corresponde un espacio, en general reducido. Nos puede ocurrir esto:
| Código | Cuenta | Saldo inicial | Debe | Haber | Saldo final |
| 47500000 | Hacienda pública, acre | -1.687,39 | 17.966,12 | 25.932,58 | -9.653,85 |
| 47510000 | Hacienda pública, acre | -2.393,59 | 9.107,36 | 9.231,28 | -2.517,51 |
| 47510001 | Hacienda pública, acre | -433,25 | 1.242,33 | 1.224,89 | -415,81 |
| 47510002 | Hacienda pública, acre | -588,81 | 2.355,24 | 2.355,24 | -588,81 |
| 47520000 | Hacienda pública, acre | -3.698,8 | 4.193,56 | 3.698,8 | -4.193,56 |
No todas las cuentas se llaman igual (“Hacienda pública, acre”) pero es lo que cabe y ahí se corta el texto. Está claro que el código es distinto y las identifica, pero parece absurdo tener que saberse los códigos de memoria cuando se pueden nombrar las cuentas así:
| Código | Cuenta | Saldo inicial | Debe | Haber | Saldo final |
| 47500000 | HP, acr. IVA | -1.687,39 | 17.966,12 | 25.932,58 | -9.653,85 |
| 47510000 | HP, acr. reten. trabaj. | -2.393,59 | 9.107,36 | 9.231,28 | -2.517,51 |
| 47510001 | HP, acr. reten. profes. | -433,25 | 1.242,33 | 1.224,89 | -415,81 |
| 47510002 | HP, acr. reten. alquiler | -588,81 | 2.355,24 | 2.355,24 | -588,81 |
| 47520000 | HP, acr. I.S. | -3.698,8 | 4.193,56 | 3.698,8 | -4.193,56 |
Son las mismas cuentas, pero en el segundo caso el nombre que aparece en lo impreso es suficiente para identificar a qué se refiere cada una de ellas.
Resumen y conclusión: debemos usar las cuentas que nos permitan recibir rápidamente la información que queremos obtener de la lectura de la contabilidad y nombrarlas de modo que sea fácil y útil esta lectura.
Debemos contabilizar pensando no solo en la facilidad y la comodidad al escribir sino en la facilidad, la comodidad y utilidad al leer.
