La contabilidad por partida doble es una forma de apuntar todo lo que pasa en un patrimonio (por ejemplo, en el patrimonio de una empresa) entre dos momentos determinados. Visto así es un lenguaje que se aprende. Se aprende a escribir y se aprende a leer.
Tradicionalmente la forma de enseñar contabilidad es enseñar a escribir, no se presta apenas atención a como leer, se supone que el que sabe escribir contabilidad sabe leerla y la puede leer, y la va a leer.
Y esto es así hasta que profundizando en el estudio de la contabilidad se llega al análisis de balances, donde no solo se lee: se escudriña y analiza lo escrito.
Hago esta introducción ya que me sorprende la cantidad de contables (buenos contables) que le tienen auténtica aversión a revisar un balance de sumas y saldos. Reconozco que por mi trabajo soy mucho más lector que escritor de contabilidad y por ello me resulta relativamente fácil leer un sumas y saldos: es cuestión de práctica; por otra parte creo que es el primer método para comprobar los errores que se hayan cometido al contabilizar.
Inicio esta serie de entradas sobre como leer un sumas y saldos. Una serie ya que irán saliendo varios asuntos, será demasiado largo y disperso para un solo texto y además me propongo algo raro: enseñar algunas nociones básicas de cómo leer contabilidad a quien no sabe escribirla ni va a aprender, ni tiene por qué aprender. El tiempo dirá si pretendo una tontería o si esto llega a ser algo coherente.
Esta última intención es la que provocará que en ocasiones descienda a un nivel de simplicidad que al que tenga conocimiento en la materia le va a resultar exasperante. Lo siento, mi consejo es que el experto contable no pierda el tiempo el leer estas entradas, no le van a aportar ningún conocimiento. ¿O quizás pueda pillar alguna idea? Se verá.
Y este es el momento en el que debo hacer una advertencia: cuando defina un concepto mi definición será cualquier cosa menos sesuda y científica. No pretendo demostrar cuantos manuales de contabilidad hay en mi biblioteca, pretendo que el lector se entere de lo que quiero decirle.
Un balance de sumas y saldos es un documento en el que se recoge el saldo inicial, la suma de los movimientos de entrada y salida y el saldo final de cada cuenta.
Un balance de sumas y saldos (incompleto ya que no están todas las cuentas) es esto:
Código | Cuenta | Saldo inicial | Debe | Haber | Saldo final |
| 1000000 | Capital social | -121.005,34 | 0,00 | 0,00 | -121.005,34 |
| 1120000 | Reserva legal | -24.198,63 | 0,00 | 0,00 | -24.198,63 |
| 5700000 | Caja | 1.852,49 | 1.600,00 | 2.110,45 | 1.342,04 |
| 5720003 | BBVA, cuenta 5698 | 72.461,61 | 174.270,23 | 146.878,40 | 99.853,44 |
| 6220000 | Reparaciones nave | 0,00 | 1.266,27 | 0,00 | 1.266,27 |
| 6227000 | Reparación ordenadores | 0,00 | 223,68 | 0,00 | 223,68 |
| 6230000 | Servicios de profesionales | 0,00 | 729,94 | 0,00 | 729,94 |
Es una tabla, con sus columnas y con sus filas, como todas las tablas.
La primera columna (Código) es un medio para manejar cada cuenta con más facilidad, podemos suprimirla y nos quedamos con la segunda columna (Cuenta): es el nombre que tiene cada partida. Podemos suprimir esta última y quedarnos con el código: cumplen (de momento) la misma función: identificar la fila.
La tercera columna (Saldo inicial) es el importe cada cuenta al principio del periodo al que se refiere el sumas y saldos, lo normal es que sea el primer día del ejercicio, lo habitual es que sea el uno de enero.
La sexta columna (Saldo final) es el importe de cada cuenta al final del periodo al que se refiere el sumas y saldos, si es de todo el ejercicio habitualmente será el saldo a 31 de diciembre.
Y por estas dos columnas este documento se llama balance de saldos.
¿Cómo se pasa del saldo inicial al saldo final? Nos sirve de ejemplo la caja. La cuenta de “caja” es exactamente eso: una caja donde está guardado el dinero en metálico. El uno de enero amanece con algunos billetes y monedas en su interior, es el saldo inicial: 1.852,49 €.
En esta caja entra dinero, se mete dinero, se meten billetes y monedas. Pueden venir del banco, pueden venir del cobro de facturas, pueden venir de otras cosas, pero entran en caja. La suma de todo lo que ha entrado en caja son 1.600,00 € (cuarta columna, “Debe”)
De esta caja sale dinero, salen billetes y monedas. Pueden ir al banco, pueden ir a pagar sueldos, pueden ir a pagar facturas, pueden ir a muchas cosas (decía un conocido que el problema del dinero es que está muy bien diseñado y sirve para muchas cosas, por esto se gasta tan rápido)
La suma de lo que sale (quinta columna, “Haber”) es 2.110,45 €.
¿Será verdad? Lo podemos comprobar: lo que había, más lo que entra, menos lo que sale tiene que ser lo que hay:
1.852,49 + 1.600,00 – 2.110,45 = 1.342,04.
A estas alturas creo que es obvio que por la cuarta y quinta columnas este documento se llama balance de sumas.
Y por todas se llama “balance de sumas y saldos” Los contables somos así de originales y creativos.
Vistas las columnas vamos con las filas: cada fila es una cuenta. Soy consciente de que he usado esta palabra sin explicar su significado y de que ya va tocando hacerlo.
Cada cuenta tiene un número y un nombre, y es “algo” que tenemos que identificar para controlar el patrimonio de la empresa:
- “Caja” es el dinero que había, que entra, que sale y que queda en la caja donde está el dinero
- “BBVA, cuenta 5698” es el dinero que había, que entra, que sale y que queda en la cuenta corriente que la empresa tiene en el BBVA
- “Reparación ordenadores” es el dinero que nos hemos gastado en arreglar los ordenadores
Cuantas cuentas usar y como nombrarlas será motivo de otra entrada.
Y para acabar, una cuestión de formato: en ocasiones el saldo inicial (y el final) se presentan en dos columnas cada uno de ellos, los números positivos a la izquierda y los negativos a la derecha. El sentido es el mismo, se leen igual y a mi me gusta menos, por eso no lo uso. Es esto:
Código | Cuenta | Saldo inicial | Saldo inicial | Debe | Haber | Saldo final | Saldo final |
| 1000000 | Capital social | 0,00 | 121.005,34 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 121.005,34 |
| 1120000 | Reserva legal | 0,00 | 24.198,63 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 24.198,63 |
| 5700000 | Caja | 1.852,49 | 0,00 | 1.600,00 | 2.110,45 | 1.342,04 | 0,00 |
| 5720003 | BBVA, cuenta 5698 | 72.461,61 | 0,00 | 174.270,23 | 146.878,40 | 99.853,44 | 0,00 |
| 6220000 | Reparaciones nave | 0,00 | 0,00 | 1.266,27 | 0,00 | 1.266,27 | 0,00 |
| 6227000 | Reparación ordenadores | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 223,68 | 0,00 | |
| 6230000 | Servicios de profesionales | 0,00 | 0,00 | 729,94 | 0,00 | 729,94 | 0,00 |
Hay, incluso, presentaciones más enrevesadas que ni siquiera reproduzco. Saldo inicial, debe, haber y saldo final. Lo que había, lo que entra, lo que sale y lo que queda. De momento, es todo lo que necesitamos para empezar a entender un balance de sumas y saldos y para animarnos a echarle un vistazo de cuando en cuando.
